En estos momentos, todos estamos tratando de adaptarnos a una nueva forma de vida regida por tres factores: encierro, aislamiento y pandemia. Ante esta situación, observamos cómo profesionales, así como grandes y pequeñas empresas, se están viendo obligadas a cerrar sus espacios físicos. Se hizo necesario implementar a toda prisa el teletrabajo para seguir trabajando y sobrevivir.
Debido al teletrabajo –una nueva manera de trabajar, conocida ya por muchos, pero novedosa para otros–, hemos tratado de hacerlo lo mejor posible. Pero no se han establecido las pautas para llevarlo a cabo de forma eficaz. Ni en el ámbito empresarial ni en nuestra vida profesional y privada.
Si el teletrabajo se maneja mal, puede causar serios problemas, que ya están afectando muchos hogares.
Las empresas, muy prudentemente, han priorizado los aspectos tecnológicos, de bioseguridad y de mantenimiento de metas laborales. Sin embargo, le han dedicado menos atención a instruir sobre cómo se debe organizar el área del factor humano.
El objetivo de este artículo es compartirles una guía de recomendaciones creada por nosotros. El objetivo fundamental es aprovechar el teletrabajo en su máxima expresión a través de cuatro claves fundamentales, las cuales explico a continuación. Su manejo exitoso dependerá de dos elementos vitales: disciplina y compromiso.
Clave 1: Tener claras las metas tanto en el ámbito profesional como en el corporativo.
• Determinar cuál es el objetivo y misión a cumplir.
• Crear tu plan estratégico.
• Fijar tus metas principales a corto, mediano y largo plazo (diarias, semanales y mensuales).
• Construir equipos humanos en la oficina y en la casa. (Sí, también en la casa, donde responsabilidad, compromiso y proactividad sean el mantra común).
Al trabajar en casa, es importante considerar las comodidades que necesitas, y que no se afecte tu vida familiar
Clave 2: Crear nuevos hábitos en casa.Definir el espacio laboral es primordial (sagrado)
Ubicar el lugar y tu mesa o escritorio; contar con la conexión telefónica y la de internet. En fin, todo lo necesario para estar cómodo y que no afecte la vida en familia.
Mantener el arreglo personal
Quedarnos en pijamas en casa puede ser cómodo, pero tiende a deprimir y a bajar tanto el nivel de energía como el de motivación. Para evitarlo, lo ideal es asumir el “modo trabajo” vistiendo de forma acorde, ya que nos brinda el marco y la actitud mental ideales para un trabajo eficiente.
Disciplina personal
Establece rutinas diarias que faciliten tu trabajo y vida familiar.
Crear horarios de trabajo, intervalos y respetarlos
• Para el trabajo.
• Para silencio o privacidad.
• Para refrigerios (café, por ejemplo) o estirarnos un poco.
• Momentos para el relax, tanto pasivo como proactivo.
• Momentos de familia (pareja, hijos, hogar, compartir).
• Momentos de descanso (retiro y desconexión, sueño reparador).
Incluye en tus horarios de trabajo momentos para el refrigerio y el descanso
Clave 3: Comprende los recursos humanos y tecnológicos.
a) Recursos humanos
Organizar el equipo humano con el cual contar, que sea fuerte en
habilidades duras (capacidades técnicas o profesionales), adecuadas para las diferentes tareas de la empresa.
Asimismo, revisar cómo están las
habilidades blandas o habilidades de interacción interpersonal de los miembros de este equipo, cuáles hace falta adquirir o fortalecer. Algunos ejemplos son:
• Dominio de las capacidades de comunicación eficaz.
• Automotivación y poder motivar.
• Integración.
• Liderazgo.
• Proactividad.
• Trabajo en equipo.
En caso de necesitarlas, este es el momento de facilitar la capacitación del personal en estas habilidades.
También es importante el manejo del estrés. Es imperativo saber cómo manejar el estrés, la ansiedad y la frustración. Igualmente, los miedos producidos por la incertidumbre, el aislamiento y la falta de interacción.
b) Recursos tecnológicos
Esta nueva escena nos exige fortalecer el conocimiento de las diferentes herramientas, plataformas, aplicaciones y redes a través de las cuales nos comunicamos hoy en día. Entre las más populares están: Internet; Google; Zoom; WhatsApp; LinkedIn; Instagram; YouTube; Facebook y Twitter.
Clave 4: Redefinir el trabajo en equipo, ya que la interacción es diferente ahora.
Para lograr un trabajo en equipo eficiente, es vital identificar y respetar los estilos personales de todos sus integrantes. Junto a ello, seguir estas recomendaciones:
Establecer normas como horarios de interacción; consenso en las horas de reunión; puntualidad; coordinación de videollamadas (ni pocas ni en exceso), anteponiendo límite y respeto a la privacidad.
a) Integrar con todos los departamentos a nuevos miembros del equipo. Establecer conexión emocional como catalizador para ayudar al equipo siempre.
b) La comunicación debe ser:
• Muy precisa, sin omisiones, distorsiones ni generalizaciones (instrucciones claras).
• Respetar los tiempos y las necesidades de cada integrante en la reunión (puntos a tratar).
• Tener agenda y plan de trabajo priorizado para no desviarnos.
• Usar códigos para evitar interrupciones (sin verse). Por ejemplo: adelante, cambio, terminé, sigue tú (nombre de la otra persona).
• Dar directrices congruentes entre los distintos departamentos.
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